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Hace una semana asesorando a una multinacional para la ubicación de sus oficinas en un fascinante complejo corporativo, me percaté del impacto positivo que tenía para este cliente el hecho de que el espacio contara con un amplio espectro de luz natural y un mínimo de columnas internas permitiéndole un uso más eficiente del espacio.

Esta experiencia hizo igualmente eco en otro comentario que me hiciera hace un mes otro cliente: “la belleza de este edificio está adentro, en su eficiencia”. Con ello en mente, mi pregunta obligada fue ¿Puede la disposición física de la empresa repercutir directamente en su rentabilidad, así como en la productividad de sus colaboradores?

Antes de continuar, es importante comprender que cuando una empresa se preocupa, cuida, y lidera acciones hacia sus grupos de interés -empleados, accionistas, clientes, proveedores, medio ambiente, comunidad e incluso autoridades gubernamentales- se produce un aumento intrínseco de valor empresarial.

Según estudios, las empresas que lideran este camino obtienen una favorable reputación:

Además, trabajar en la calidad de la vida laboral nos conduce también a un aumento de la productividad. Y cuando la organización ha aumentado su valor de innovación y reputación logra de inmediato un aumento del valor de marca.

Investigando más sobre el tema de la eficiencia en los espacios, encontré que ciertamente diagramando con inteligencia la distribución de las instalaciones se logra mayor eficiencia y menores costos. Y aunque los estudios señalan claramente que el espacio de trabajo afecta no solo la imagen de un negocio, sino el desempeño y la motivación de sus colaboradores, es sorprendente ver cómo las organizaciones prestan poca o ninguna atención a procurar que sus espacios sean altamente eficientes. Entonces, ¿Por qué nos resistimos?

En Primero, porque el costo de adecuar un espacio es erróneamente percibido como un gasto elevado e innecesario desde una obra en gris. Segundo, porque se piensa que rediseñar toda la infraestructura existente es muy complicado y costoso.

Sin embargo, esto no es necesariamente cierto. Una empresa que tenga 1,000m2 mal utilizados, pudiera eficientizar su espacio fácilmente en un 20%, es decir, operar exitosamente en 800m2 y, a la vez, crear ambientes que mejoren el desempeño y la productividad de sus colaboradores.

En consecuencia, no se trata de un simple gasto, sino de una inversión que permitirá ahorros importantes a mediano y largo plazo y además, mejorará su rentabilidad a través de un recurso humano altamente motivado. De hecho, es la mejor inversión que una empresa puede hacer para darle competitividad a su empresa.

Además, distinto a lo que se piensa en el colectivo, un espacio en obra gris puede igualmente presentar una invaluable oportunidad a nivel de diseño. Tal como lo expone A. Rueda, de ART Arquitectos, “es más práctico iniciar un nuevo proyecto en un espacio en obra gris, pues tenemos mayor libertad al trazar los muros, limitar espacios y conceptualizar un ambiente nuevo”. Hay otras ventajas que no son necesariamente de ahorro económico, pues lo importante es que la oficina refleje el ADN de la empresa en todos los aspectos.

¿Qué aspectos debemos tener en cuenta para aprovechar la oficina al máximo y que sea confortable?

Además, distinto a lo que se piensa en el colectivo, un espacio en obra gris puede igualmente presentar una invaluable oportunidad a nivel de diseño. Tal como lo expone A. Rueda, de ART Arquitectos, “es más práctico iniciar un nuevo proyecto en un espacio en obra gris, pues tenemos mayor libertad al trazar los muros, limitar espacios y conceptualizar un ambiente nuevo”. Hay otras ventajas que no son necesariamente de ahorro económico, pues lo importante es que la oficina refleje el ADN de la empresa en todos los aspectos.

1. Imagen: Antes de pensar en el diseño, el mobiliario o incluso los colores, hay que tener en cuenta que un edificio corporativo y un espacio eficiente “hablan” de la organización, por lo tanto, cada decisión que se tome debe reflejar su identidad, su proyección en el mercado y cómo se comunica a lo interno de su equipo de trabajo.

2. Espacio: Libre de columnas internas. Cada metro cuadrado es de alto impacto para el bolsillo y rentabilidad de la empresa, y más aún si se trata de edificios Clase A o de zonas exclusivas dentro de la ciudad. En consecuencia, una correcta distribución no es sólo un tema arquitectónico o estético, sino una forma de eficientizar el uso de los recursos y de facilitar la comunicación entre las distintas áreas.

3. Mobiliario: Una distribución correcta de módulos de trabajo, equipos de oficina, muebles auxiliares, salas de reuniones, y hasta pasillos, y espacios comunes afecta tanto los procesos internos como la atención al cliente, y la comodidad y motivación que pueden tener los colaboradores dentro de su ambiente laboral. Los estudios señalan que es importante que las sillas respondan a los estándares ergonómicos que aseguren la salud de las personas que pasan muchas horas sentadas. De esta manera, el mayor gasto que pueda generarse se compensa ampliamente con una disminución en el ausentismo y una mejor calidad de vida en el trabajo.

4. Iluminación: El aprovechamiento de la luz natural se convirtió en uno de los objetivos más preciados en el diseño de oficinas por permitir ahorro de recursos y mejorar la calidad de vida. De hecho, el espacio abierto conlleva la gran ventaja de permitir el paso de la luz, “democratizándola” a todos los puestos de trabajo, cuando antes era sólo un privilegio de los altos mandos.

5. Tendencias: Ciertamente estamos frente a un cambio de paradigma en los espacios de trabajo, pasando del típico cubículo de las décadas pasadas a un espacio abierto en el que conviven distintos cargos jerárquicos bajo un concepto totalmente nuevo. Google -por ejemplo- propone a sus empleados distraerse en una sala de juegos. En otros casos, olores, música, sabores, texturas pueden ayudar a despertar la imaginación sin perder la productividad.

6. Mudanza: La reubicación de una oficina permite una excelente oportunidad para ordenar y desechar todo lo que se ha venido acumulando por años y que nunca se tiró por falta de tiempo o indecisión. Aprovechemos la mudanza para librarnos de todo ello!

De igual manera, al definir el lugar de trabajo hay algunos errores que debemos evitar, por pequeña o grande que sea la empresa:

Sin lugar a dudas, la disposición física de la empresa puede repercutir directamente en su rentabilidad, así como en la productividad de sus colaboradores. Y en ese sentido, una buena asesoría, una decisión asertiva y una pizca de creatividad suelen ser una fuente de diferenciación y factor de éxito, a la que no nos debemos resistir.

3 ERRORES COMUNES QUE DEBEMOS EVITAR

Error #1: Improvisar. En vez de dejar que el espacio condicione la forma de trabajo, hay que elegir un espacio que sea funcional al negocio. Dedicar tiempo para una buena asesoría, imaginando el detalle de cómo se desarrollará el negocio, permitirá hacer una mejor elección.

Error #2: Descuidar la ubicación. A veces las empresas optan por lo más cercano a los hogares de sus altos ejecutivos o aquello más barato que les ofrecen para arrancar. Sin embargo, dependiendo de la actividad, estar más cerca de sus clientes y contar con mayor accesibilidad para sus colaboradores será un factor clave de éxito que no debe ignorarse.

Error #3: Descuidar la imagen. La identidad de la empresa debe percibirse. En caso de que la empresa reciba clientes o se preste un servicio, es importante pensar en las expectativas de quienes visitan el lugar, garantizando no solo la eficiencia del espacio, sino un entorno de armonía y confidencialidad.

Sin lugar a dudas, la disposición física de la empresa puede repercutir directamente en su rentabilidad, así como en la productividad de sus colaboradores. Y en ese sentido, una buena asesoría, una decisión asertiva y una pizca de creatividad suelen ser una fuente de diferenciación y factor de éxito, a la que no nos debemos resistir.

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